わずか数秒で100枚ものExcelシートをPDF化するAPIライブラリ。活用により手書き書類を大幅に効率化［PR］

クラウドサービスと、それをPCやスマートフォンから簡単に利用できるWebアプリケーションやモバイルアプリケーションの登場は、これまでコンピュータの導入があまり進んでいなかった分野にも効率化や便利さをもたらすようになりました。

グレープシティが展開する、幼稚園や認定こども園の先生の業務を効率化するクラウドサービス「LeySerKids（レーザーキッズ）」もその1つだといえるでしょう。

LeySerKidsは、これまで手書きで記入されてきた出席簿や保育日誌をはじめとする園児のさまざまな記録を、時間や場所にとらわれず入力、参照できるようにすることで、園の事務作業の効率化を支援。

さらに保護者に向けたお知らせや災害時などの緊急連絡、保護者から園への急ぎの連絡など、園と保護者とのコミュニケーションもスマートフォンで手軽に行えるようになっており、保護者にもメリットがあるサービスになっています。

ところで、UIコンポーネントなどのデベロッパー向けツールで知られるグレープシティが、なぜ幼稚園や認定こども園の先生の業務を効率化するクラウドサービスを提供しているのかといえば、実は同社のソフトウェア事業のルーツは1983年に沖電気工業「if800」対応の学校法人向け経理ソフト「LeySerシリーズ」を開発したことにあるからです。

参考：プログラマ向けの開発支援ツールビジネスで成長し続ける理由。グレープシティがツール事業参入30周年［PR］

そしてLeySerシリーズはいまも同社におけるソフトウェア事業の大きな柱であり、LeySerKidsはそのラインナップの1つなのです。

手書き書類の大量コピー作業を大幅に効率化

LeySerKidsで高く評価されているのが、「指導要録」の作成機能です。

指導要録とは、園児たちが小学校に入学する際、園から小学校へ提出する書類です。学籍と呼ばれる園児ごとの基本情報、そして担任の先生による年度ごとの指導記録などが記されています。

この指導要録を作成するために、多くの園で入園時点から園児ごとに用紙を準備し、厳重に管理しつつ、先生が適宜記入を行っています。

先生たちを悩ませるのは、この指導要録の狭い記入欄に書き間違えないように手書きしなくてはいけないことです。別の用紙で下書きをして、添削してから改めて清書する先生もいるそうで、大きな業務負担となっています。

そして卒園の時期に先生は指導要録を一斉に書き上げて、園児の入学先の小学校ごとに分類して提出する必要があります。さらに園では卒園後も指導要録を保存しておく義務があるため、全員分をコピーするという作業も発生します。

LeySerKidsを用いることで、こうした指導要録の作成業務が大幅に効率化されます。

前述の通り、園児ごとのさまざまな記録をPCやスマホから入力することができ、データはクラウドで安全に保管されるため、紙の書類を扱う手間から解放されます。

そして卒園の時期には、クラウドデータから入学先ごとに園児を選択するだけで、指導要録のPDFファイルが瞬時に生成されるため、各小学校へ提出する準備を簡単に行えるのです。

7分かかっていた処理がわずか数秒に

LeySerKidsは大手クラウドベンダのクラウドサービスを基盤に、サーバサイド周りはNode.jsを用いたJavaScriptを中心に開発され、フロントエンド周りはグレープシティのUIコンポーネント製品である「Wijmo（ウィジモ）」「SpreadJS（スプレッドJS）」などが活用されています。

開発にあたって苦労した部分の1つが、まさに指導要録のPDFを作成する部分だったと振り返るのは、LeySerKidsの開発を担当したレーザー事業部 企画開発部 櫻井晋氏。

「当初はPDFを生成する処理に時間がかかっていたのです。例えば100名分の園児の書類を生成するのに7分ほどかかる、といった状態でした。これは使い勝手の悪さにつながっていました」（櫻井氏）

これをもっと高速化できないかと検討していたなかで、フロントエンドのコンポーネントとして利用しているSpreadJSのチームから「DioDocs（ディオドック）」を勧められて試してみたところ、「圧倒的にスピードが速くなりました」（櫻井氏）。

数分かかっていたPDFの生成が文字通り数秒になり、しかもクラウド上で処理できるおかげでPCの性能などに依存せず、つねに安定して高速な処理を実現。同社が独自の行ったアンケートでも、この改善によって顧客満足度が非常に高まったことが明らかになりました。

クロスプラットフォーム対応、クラウドでも使えるDioDocs

PDF生成の超高速化を実現したDioDocsは、ExcelやPDFなどの文書ファイルをAPIを通じて生成、更新できるグレープシティのAPIライブラリ製品です。

Excelファイルの生成や更新が可能な「DioDocs for Excel」と、PDFファイルの生成や更新が可能な「DioDocs for PDF」の2種類があります。

LeySerKidsでは指導要録をPDF出力する際に、まずフロントエンドのSpreadJSを用いてExcelワークシート形式の柔軟なレイアウト機能により帳票を作成。そのデータをサーバサイドのDioDocsへ送信、PDFファイル化することで、複雑な帳票であっても適切にレイアウトしたうえで高速にPDF化する機能を実現しました。

長年にわたりUIコンポーネントを中心としたデベロッパー向けのツールを展開してきたグレープシティにとって、UIを持たないAPIライブラリであるDioDocsを製品化した狙いを、同社ツール事業部 製品企画部 若生尚徳氏は「Excelの資産を活用したシステムが世の中には数多くある。そのためのコンポーネントとして開発した」と説明します。

その意図はDioDocsが.NET Standard 2.0ベースで開発されていることにも表れています。.NET Standard 2.0はマイクロソフトが中心になって開発している.NETテクノロジーの技術的標準を示したものです。

.NET Standard 2.0ベースのソフトウェアであればWindows、macOS、Linuxなどクロスプラットフォーム環境で動作可能なアプリケーションを開発可能です。

そのためDioDocsも動作環境はクロスプラットフォームになっています。これによりLeySerKidsはクラウド上でDioDocsを実行することを実現しているのです。

DioDocsを利用することで、マイクロソフトのExcelが動かない環境、例えばクラウドのサーバでも、Excelがインストールされていない業務用PCであっても、Excelのワークシートを読み込んで値を取得して処理したり、値を変更して書き込んだり、データベースから取得した値を元にExcelファイルを生成して出力したり、そして今回のLeySerKidsのようにPDFファイルとして出力する、といったことが可能になるのです。

製品とツールの好ましいフィードバックループ

LeySerKidsがDioDocsを採用するにあたり、DioDocsには新たな機能追加が行われました。例えば、複数のExcelワークシートを読み込んで1つのPDFに高速にマージする機能。そして入力枠と文字数に合わせて、テキストがきちんと収まるように適切なフォントサイズに自動調整する機能などがそれにあたります。

これによって大量のExcelワークシートから必要な部分だけを組み合わせて高速なPDF出力を実現し、またExcelワークシート内にきれいに収まる帳票を簡単に作り出すことができるようになったわけです。

DioDocsはグレープシティにとって新しいツールでもあり、お客様からさまざまなフィードバックが寄せられる中で、LeySerKidsからの要望もその1つとして迅速に対応されました。

今後もDioDocsをはじめグレープシティのツールは、LeySerKidsをはじめとするアプリケーションからのフィードバックで、より便利で使いやすくなっていくはずです。そして、そのツール群を採用するLeySerKidsなど同社のアプリケーションもより付加価値を増していくことでしょう。

≫園務支援クラウドサービス「LeySerKids（レーザーキッズ）」
≫ドキュメント生成、更新APIライブラリ「DioDocs（ディオドック）」

（本記事はグレープシティ株式会社提供のタイアップ記事です）