[PR] Excelシートが連係する業務をHTML/JavaScriptに変換でExcelいらずに。タブレットからも利用可能。「Excel to HTML」

2013年12月24日

Excelで売上げや在庫の状況、原価管理など、業務上大事なデータを集計している会社は珍しくありません。年末のこの時期であれば、管理部門から配布された来年度の予算を検討するためExcelシートを前にして、人件費、在庫、売上げ、利益といった数字のシミュレーションを繰り返している管理職が大勢いることでしょう。

Excelで回している業務にも悩みがある。できれば新システムに

パブキー社(架空の会社です)もそんな会社の1つです。各社員はファイルサーバに保存されている自分専用の勤務状況シートを開いて、残業時間も含めた自分の勤務時間を書き込むことになっています。

同じフォルダには集計専用のExcelシートもあります。全社員のExcelシートに対する参照と集計式が含まれているので、管理部門はこれを開くだけで、全社員の勤務状況やプロジェクトごとの合計勤務時間などがすぐに分かるのです。

Excelによって作られた、同社の人件費と原価計算の仕組みを支える基幹システムと言えます。しかし、ここ数年同社を支えてきたこのシステムにも問題点が表れ始めました。

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1つは、社員が増えるごとに必ずExcelとノートPCを渡さなければならずコストがかさむこと、そしてもう1つはファイルサーバでの管理は、在宅勤務やサテライト勤務など勤務形態の多様化に対応するのが難しいことです。

こうした問題を解決すべく、管理部門は次のような条件で新システムを模索し始めました。

できれば低コストで、という要望が含まれるのは言うまでもありません。

ユーザー自身がカスタマイズできるWebアプリを作りたい

某ソフトハウスに相談したところ、勤怠管理システムのパッケージを利用するとのことで、ユーザー自身でカスタマイズ可能なシステムにしてほしいとの要望は「かなり難しいし開発期間も長くなる」との返事。しかも「こんな複雑なExcelの帳票をそのままWeb化するのは難しい」とも言われました。

そんなとき、ExcelシートをそのままHTMLに変換できるというPublickeyの記事を目にします

この「Excel to HTML」を使えばExcelシートをそのままWebページに変換できて、そこから入力された内容はExcelシートに書き戻されるのだそうです。もし本当だとしたら、いまExcelでやっている業務をそのままWebブラウザでできるようになるかもしれません。

勤務状況を記入するためのExcelシートはかなり複雑です。罫線、文字やセルの色、セルの結合、計算式などを駆使して作られています。「本当にできるのだろうか?」。パブキー社の管理部門担当者は、改めて某ソフトハウスに協力を依頼して環境を作ってもらい、「Excel to HTML」の体験版を試すことにしました。

勤務状況入力用のExcelシートが下記です。黄色いセルに入力していきます。

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「Excel to HTML サーバーコントロール」で変換し、Webブラウザで表示してみました。

fig実際に変換されたWebページはこちら

ほぼExcelそのまま。入力用のセルから入力もできますし、入力するとすぐシート上で再計算が走ります。タブでセルを移動していくところも再現されています。

これならExcelシートによる業務を簡単にWeb化することができそうですし、使い勝手も同じなので社員も戸惑わずに移行できそうです。タブレットからでもWebブラウザで入力可能ですし、Webサーバを社外からもアクセスできるように設定すれば、在宅勤務にも対応できます。

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「これなら特に新しく開発するものはないので、2日もあれば設定と動作確認ができますよ」と、ソフトハウスからも手応えのある答えが返ってきました。

さらに、社員はWebブラウザから入力できるようになったため、Excelを起動して使う必要があるのは管理部門の担当者だけになりました。これからは全員にExcelを購入することもなくなりそうです。

年間予算をWebで公開、情報漏洩を防止

「Excel to HTML」でExcelシートを手軽にWebで公開できる便利さに気付いたパブキー社。次は、来年度の予算計画書を社員にExcelシートで配るのではなく、Webページで公開することにしました。

Excelシートをそのまま配布すると会社の大事な書類が漏洩してしまうリスクがあります。Webページ化することで、社員のPCにはファイルが残らず、しかしExcelと同じように便利に参照できます。比較的多くて複雑、かつ横長で固定セル機能などが使われているExcelシートでしたが、問題なくHTMLに変換できました。

fig実際に変換されたWebページはこちら

在庫の引き当てもWeb化へ

今度は、在庫引き落としのシステムも同じ仕組みで実現しよう、ということになりました。地下の倉庫で書き込んでいた伝票を廃止。その代わり、管理部門がExcelで入力用のシートと集計用のシートを作成し、Excel to HTMLで変換すればシステム一丁できあがりです。赤い罫線も、誤入力防止のためのセル保護も有効です。

fig実際に変換されたWebページはこちら

本社地下にある倉庫にタブレットを持って行き、棚の中身を確認しながらその場で在庫の引き落としと確認ができるようになりました。

ユーザー自身がExcelを基に、簡単にシステムの機能を拡張していける仕組みを得たことで、パブキー社の管理部門は業務の工夫や自動化をさらに推進していくことにしたそうです。

(本記事はアドバンスソフトウェアのタイアップ記事です。本記事のパブキー社は架空の企業であり、実在の企業や人物とは関係ありません)

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タグ : Excel , PR



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